ODCI – (Office Documents Classification Infrastructure) IT-Sicherheits- bewusstsein für den Endnutzer
Die rasante Zunahme von Inhalten im Informationszeitalter hat zu bedeutenden Sicherheitsrisiken geführt, von denen Unternehmen jeder Größenordnung betroffen sind – vor allem, wenn es um die Kontrolle von Dokumenten und deren Weiterleitung geht.
Vor diesem Hintergrund sehen sich die IT-Sicherheitsfachleute heute zwei wichtigen Herausforderungen gegenüber:
- Das Sicherheitsbewusstsein beim Umgang mit Daten auf der Ebene des Endnutzers kostengünstig zu erhöhen, vor allem in mehrsprachigen/multinationalen Unternehmen
- Ein begrenztes Sicherheitsbudget sinnvoll einzusetzen
ODCI bietet mit seinem Tool zur automatischen Dokumentklassifizierung eine sinnvolle, innovative und kostensparende Lösung für diese Aufgabe (es sind keine Server, Vermittler oder zusätzlichen Geräte erforderlich). Nicht nur die IT-Fachleute, sondern auch die Endnutzer sehen die Klassifizierung der Daten direkt vor sich und gewinnen dadurch auf einfache, leicht verständliche und dazu noch kostengünstige Art ein besseresSicherheitsbewusstsein.
Der Einsatz der meisten IT-Sicherheitslösungen hat keine oder nur geringe Auswirkungen auf den Endnutzer (siehe Abb. 1). Wenn ein Unternehmen eine neue Firewall oder andere Schutzsysteme installiert, ist dies dem Endnutzer kaum bewusst. Das gleiche gilt für die meisten derzeit erhältlichen IT-Sicherheitstools. Dadurch entsteht eine entscheidende Schwachstelle in Sachen Sicherheitsbewusstsein.
ODCI wirkt dem entgegen, indem es den Sicherheitsaspekt in den Vordergrund rückt. Es ruft dem Benutzer bei seinen täglichen Arbeitsvorgängen zur „Erstellung von Inhalten“ das Thema Sicherheit ins Bewusstsein. Dadurch wird ODCI zur perfekten Plattform, um Endnutzern die Bedeutung des Themas Sicherheit zu verdeutlichen.
Im Vergleich zu anderen Tools zur Erhöhung des Sicherheitsbewusstseins ist ODCI eine ausgesprochen kostengünstige Lösung (siehe Abb. 2).
Da es sich auf natürliche Weise in die täglichen Arbeitsvorgänge des Endnutzers integriert wird, ist es fast so effektiv wie eine persönliche Schulung. Wenn gleichzeitig Sprachbarrieren zu überwinden sind, erweist sich ODCI als noch effektiver und kostengünstiger.
ODCI besteht aus folgenden Elementen:
Eine Reihe von Erweiterungen für MS Office-Anwendungen (derzeit MS Word/Excel/ PowerPoint). Diese Erweiterungen erstellen klare visuelle Kennzeichnungen zur Klassifizierung des Dokuments, die sowohl in digitalen als auch in gedruckten Versionen des Dokuments angezeigt werden.
Die Erweiterungen erstellen außerdem:
- Einen Prüfungspfad zum Verlauf der Klassifizierung: von wem erstellt, wann erstellt, Klassifizierungsstufe usw.
- Verborgene Markierungen, um Fälschungen zu verhindern.
- Eine Reihe von Tools zur Erfassung statistischer Angaben und detaillierter Informationen zur Klassifizierung in einem bestimmten Satz von Dokumenten: Web-Ordner, Dateisystem usw.
- Ein interaktives Online-Portal mit Erklärungen und Beispielen zu den Klassifizierungsrichtlinien des Unternehmens. In dieses Portal können weitere Inhalte, wie Beispiele und Regeln zur Klassifizierung, aufgenommen werden. Das Verfahren zum Hinzufügen von Inhalten wird als hierarchischer Arbeitsablauf dargestellt, der eine Komplettlösung zur Beantwortung aller Fragen der Benutzer zum Klassifizierungsverfahren und zum Sicherheitsbewusstsein bietet.
